Depuis le printemps 2020, avec la crise sanitaire mondiale due à la pandémie de la covid_19, la filière du tourisme d'affaires et de l'événementiel s'adapte et se renouvelle. Protocoles sanitaires, digitalisation, hybridation, expérience et parcours client... le format des rencontres d'affaires évolue et l'événement de demain se dessine aujourd'hui.

A travers cette série d'interviews, le Convention Bureau donne la parole aux professionnels grenoblois du tourisme d'affaires pour qu'ils livrent leur vision.

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Audrey Scaringella
Responsable Centre de Congrès Maison MINATEC
 

Dès le printemps 2020, vous avez su vous adapter et faire preuve de créativité et d’agilité face à la crise. Quelles solutions avez-vous développées et intégrées à l’offre de la Maison MINATEC pour maintenir une activité ?

Audrey Scaringella : Maintien opérationnel du centre de congrès dès le 25 mai 2020, afin de pouvoir répondre aux sollicitations internes CEA pour permettre le démarrage progressif des activités de R&D.

Adaptation sanitaire à la Covid :

• matériel (équipements de sécurité gel, plexi, masque)
• communication interne et externe (affiche, consigne, info sur web, etc.)

Adaptation à des nouveaux formats d’évènements :

• solutions tout digital : plates-formes de diffusion, systèmes de captation, etc.
• hybridation : mixte digital présentiel
• recherche et tests de solutions plateau TV
• pour des événements internationaux :
  • adaptation des contenus pour diffusion en live sur différents fuseaux horaires
  • enregistrement des événements pour diffusion sur des fuseaux horaires différents

Depuis le début de la crise, le centre de congrès a géré 49 évènenements dans ces nouveaux formats.

Le digital a pris une place importante aujourd’hui dans l’événementiel d’affaires. Pour vous ce phénomène va-t-il durer ?

AS : Oui probablement à court et moyen termes. Est-il souhaitable qu’il dure à long terme : la question se pose, outre la lassitude de passer son temps devant un écran, les congressistes et organisateurs recherchent avant tout le réseautage, la proximité, la convivialité, la spontanéité et l’humanité (base du business).

 

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“ Les congressistes et organisateurs recherchent avant tout le réseautage, la proximité, la convivialité, la spontanéité et l’humanité ”

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De manière générale, quelles tendances et  nouvelles attentes de la part des organisateurs d'événements percevez-vous pour l'événementiel d’affaires de demain ?

AS : L’hydridation semble être au goût du jour pour les congrès internationaux notamment avec comme avantages la réduction des coûts pour les entreprises participantes (frais de missions), une plus grande disponibilité des speakers et l’augmentation potentielle de la capacité d’audience. Néanmoins quelques questions se posent  : 

• concernant les contenus : l’hybridation implique de penser 2 événements en un
• concernant les budgets : aux frais habituels des événements en présentiel se rajoutent tous les frais de captation et ainsi que ceux des dispositifs nécessaires pour des stands et panneaux posters virtuels par exemple

De plus, le digital ne permet que difficilement la possibilité de faire venir des exposants donc des sponsors financiers, qui sont souvent indispensables pour l’équilibre des budgets. 

Concernant les évènements nationaux, l’hybridation ne semble pas être d’actualité, les organisateurs préférant attendre le retour au présentiel, dans l’intervalle les solutions tout digital seront préférées. 

De plus, le tout digital va créer de nouvelles habitudes : par exemple l’utilisation des séquences enregistrées pour de la communication interne et externe. L’exigence des clients sera de plus en plus élevée compte tenu du retour d’experience acquis et du développement des plateformes... pour caricaturer un peu il ne suffira pas de lancer une reunion sur Zoom ou Skype et de se dire que l’événement est digital... D’autant plus qu’un événement digitalisé mal preparé avec l’outil mal adapté peut avoir un impact non-négligeable sur l’image de celui-ci.
 

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“ L’exigence des clients sera de plus en plus élevée compte tenu du retour d’experience acquis et du développement des plateformes ”

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Comment envisagez-vous et préparez-vous la reprise à la Maison MINATEC ?

AS : L’équipe de la Maison MINATEC est prête, et travaille depuis le debut de la crise sur des dossiers événementiels pour les 18 prochains mois. De plus, l’ensemble de nos prestataires a contribué à l’effort d’adaptation aux conditions liées à la Covid 19 et à ses conséquences. La reprise se fera progressivement avec differentes jauges débloquées au fur et à mesure des annonces gourvernementales. 
 

Vous êtes un acteur grenoblois qui s’est impliqué dans les actions du collectif MICE Demain animé par le Bureau des Congrès. En quoi cela est important pour vous d’entretenir des liens avec les différents acteurs de l’événementiel grenoblois ?

AS : Il est important de partager nos pratiques et nos savoir-faire pour valoriser Grenoble et son tourisme d’affaires  : nouveaux produits, nouveaux lieux et nouveaux acteurs. Ceci a toujours été la vision du centre de congrès Maison MINATEC depuis sa création par le CEA en 2006.