Depuis le printemps 2020, avec la crise sanitaire mondiale due à la pandémie de la covid_19, la filière du tourisme d'affaires et de l'événementiel s'adapte et se renouvelle. Protocoles sanitaires, digitalisation, hybridation, expérience et parcours client... le format des rencontres d'affaires évolue et l'événement de demain se dessine aujourd'hui.

A travers cette série d'interviews, le Convention Bureau donne la parole aux professionnels grenoblois du tourisme d'affaires pour qu'ils livrent leur vision.

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Éric Loisy
Directeur général, Insight Outside

Très tôt en 2020, l’événementiel a été directement impacté par la crise sanitaire. Pouvez-vous nous dire en tant qu’agence et PCO quels ont été les premiers impacts sur vos activités ? 

Éric Loisy : L’année 2020 devait être pour nous une année record. Notre portefeuille d’événements était très bien rempli et des projets de contrat cadres étaient bien avancés.

Le premier trimestre a représenté plus d’un tiers de notre marge brute mais dès la mi-février les premiers signes de doutes ont gagné certains de nos clients. Puis il y a eu l’annonce des mesures sanitaires et nous avons dû gérer l’annulation ou les reports de l’intégralité des événements prévus au deuxième semestre. Heureusement sur les 46 événements prévus, seule une dizaine ont été purement et simplement annulés. La moitié restante étant reportée sur le second semestre et l’autre sur l’année 2021. La gestion de ces annulations et reports a considérablement mobilisé nos équipes pour éviter les pénalités encourues mais les dispositions réglementaires ont rapidement permis d’assouplir les conditions d’annulation des prestataires, notamment hôteliers et centre de congrès.

Les deux mois de confinement ont été une période de doute et de remise en cause profonde pour tous, avec la certitude que l’on devait donner du sens à nos actions afin de prendre en considération les impacts de nos activités humaines sur notre environnement.

C’est fort de ces convictions, et de la conscience renouvelée de l’impact écologique que générait notre secteur d’activités que nous nous sommes lancés dans un projet de refonte de notre offre de services pour développer des solutions d’organisation d’événements virtuels.

Grâce à cette nouvelle offre, nous avons pu rattraper les 4 mois d’inactivité et clôturer l’année positivement avec une activité intense qui se poursuit actuellement en 2021.
 

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“ Les deux mois de confinement ont été une période de doute et de remise en cause profonde pour tous, avec la certitude que l’on devait donner du sens à nos actions afin de prendre en considération les impacts de nos activités humaines sur notre environnement ”

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Insight Outside a développé des solutions digitales avant-gardistes, et ce bien avant que la crise sanitaire n’impose de contraintes par rapport au rassemblement lors des événements. Avec la crise, avez-vous renforcé ces solutions et prestations notamment digitales ? 

EL : En effet, depuis l’origine notre modèle économique repose sur l’association de l’humain et du digital. Nous avons développé au fil des ans un véritable système d’informations événementiel entièrement modulaire pour couvrir toutes les fonctions logistiques d’un événement : inscriptions, réservations hôtelières, déplacements, appel à communication, programme dynamique en ligne, espace exposition interactif, networking, webapp…

Avant la crise sanitaire, nous réfléchissions déjà à de nouveaux modes d’événements qui reposeraient sur la participation à distance. Mais l’intensité de notre activité ces deux dernières années ne nous a pas permis d’avancer plus que cela dans le développement de ces solutions.

Le confinement nous a libéré du temps et nous a permis de remettre ces projets en route !

Nous avons repris les développements d’une plateforme qui tombait un peu en désuétude pour créer une plateforme digitale permettant la tenue d’événements à distance et favorisant l’accès aux contenus de nos clients sans avoir à se déplacer.

Notre solution repose sur la notion d’engagement des participants à distance. De nombreuses fonctionnalités ont été développées pour éviter que le participant se sente seul derrière son ordinateur. L’événement virtuel demeure un événement et il est essentiel de retrouver cette sensation d’être parmi les autres participants, de pouvoir interagir avec eux, d’avoir des lieux où se retrouver, etc.

En moins de 2 mois, notre plateforme était en place et dès la mi-septembre nous livrions nos premiers congrès virtuels. Les retours sont extrêmements positifs : nos clients ont vu le taux de participation à leurs événements sensiblement augmenter, la qualité des échanges et des contenus n’ont absolument pas été affectées par le côté distanciel et la plupart ont décidé de reconduire leur événement l’année prochaine a minima en format hybride.
 

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“ Notre solution repose sur la notion d'engagement des participants à distance ”

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Vous avez pu maintenir l’organisation d'événements professionnels cette année, comment vos équipes et vos clients ont dû s'adapter pour organiser ces événements ?

EL : À partir de septembre, nous avons bénéficié de l’apport de ces nouvelles solutions digitales et nous avons ainsi pu livrer près d’une trentaine d’événements virtuels de tout type : congrès scientifiques, médicaux, associatifs, convention d’affaires, assemblée générale, séminaire d’entreprise, journées clients, salons et journées portes ouvertes lycéens.

Nos équipes ont fourni un travail remarquable d’adaptabilité, d’engagement et de créativité. Chacun a pris chaque sujet à bras le corps et une véritable dynamique positive s’est créée : c’était la première fois en 15 ans que grâce aux différents volets que nécessite un événement virtuel, nos équipes travaillaient ensemble sur des livraisons d’événements ! Et le fait de pouvoir les livrer depuis chez nous renforçait le sentiment de solidarité et de travail en commun.

Il a fallu également rassurer nos clients sur ces nouveaux savoir-faire. Nous avions pour cela développé un démonstrateur que l’on pouvait présenter à nos clients afin qu’ils puissent mieux appréhender la tenue de leur événement en format digital. Par ailleurs, nous avons travaillé avec un prestataire audiovisuel qui partageait comme nous l’envie de développer des solutions intelligentes et efficaces.
 

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“ Il a fallu également rassurer nos clients sur ces nouveaux savoir-faire ”

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Insight Outside a anticipé et s’est engagé depuis un certain temps dans des actions RSE innovantes dans son organisation interne et dans ses prestations clients. Pouvez-vous nous en dire plus ?

EL : Nous sommes viscéralement attachés à l’humain ! Pour nous, l’entreprise est un lieu où chacun doit pouvoir s’épanouir et libérer tous ses talents. Mon associé et moi-même avons réalisé une partie de notre carrière dans un grand groupe industriel, et nous ne souhaitions pas reproduire les modes de management très hiérarchiques, très top / down de ces organisations. Et c’est ainsi que nous avons commencé à introduire un modèle d’entreprise libérée dans lequel l’organisation est constituée de cellules au sein desquelles chaque collaborateur définit ses missions et ses responsabilités et évoluent avec la plus grande autonomie dans son périmètre d’intervention. Aucun objectif est fixé à l’avance, chaque cellule détermine ses propres objectifs par rapport aux orientations stratégiques définis par l’entreprise. Force est de constater que c’est ce modèle d’organisation qui nous a permis une montée en compétence fulgurante lors de la mise en œuvre des nouveaux savoir-faire que requiert l’organisation d’événements virtuels.

De nombreuses initiatives ont fleuri au fil des ans pour réduire notre empreinte écologique : tri des déchets, recyclage, choix d’un fournisseur d’électricté 100% verte, télétravail, politique d’aide aux modes de déplacement doux…

Pour nos clients, nous avons toujours su les sensibiliser aux considérations environnementales et nous les accompagnons dans la mise en œuvre d’événements écoresponsables en partageant avec eux des best practices, en nous appuyant sur les démarches que nombre de prestataires ont également développées.

 

Plus globalement, quelles tendances et nouvelles attentes se dessinent pour l’événementiel de demain ?

EL : Très clairement nous ne croyons pas à un retour en arrière. Cette période a eu le mérite de sensibiliser fortement un grand nombre d’entre nous aux enjeux environnementaux.

Par ailleurs, elle nous aura aussi permis de rattraper le retard que nous avions pris dans l’adoption des nouveaux outils digitaux et des nouveaux modes de travail. Je pense qu’à l’avenir l’organisation du travail va considérablement évoluer dans tous les domaines. Les déplacements ne seront plus aussi fréquents qu’avant, on arbitrera plus sur l’utilité et le bénéfice d’un déplacement…

Le présentiel demeurera fort heureusement car il est nécessaire et créateur de liens, mais il ne sera plus nécessairement la norme… Il viendra en complément d’activités essentiellement menées en distanciel. Je lisais récemment une étude américaine mentionnant que seuls 11% des organisateurs continueraient à organiser des événements en présentiel uniquement, 85% des organisateurs privilégieront des événements hybrides car au-delà des aspects économiques (moins de location d’espaces, moins de coûts de restauration, de déplacement, d’hébergement..) ils se sont rendus compte qu'une personne sur deux ne se rendait pas à l’événement, là où, sur un événement virtuel on serait plus dans l'ordre d'une personne sur trois, voire une personne sur quatre…

Demain, il faudra non seulement être un organisateur d’événements physiques mais avoir aussi la capacité de délivrer des événements hybrides qui garantissent un même niveau de qualité, d’engagement et d’interactivité entre les participants quel que soit leur mode de participation…
 

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“ Le présentiel demeurera fort heureusement car il est nécessaire et créateur de liens, mais il ne sera plus nécessairement la norme... ”

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Vous êtes un acteur grenoblois qui s’est impliqué dans les actions du collectif MICE Demain animé par le Bureau des Congrès, en quoi cela est important pour vous d’entretenir des liens avec les différents acteurs de l’événementiel grenoblois ?

EL : Grenoble constitue l’écosystème, le terreau sur lequel on a grandi. Nous avons une certaine fierté d’appartenance à notre territoire. Je me souviens lorsqu’on a démarré certains entrepreneurs nous disaient « Si vous réussissez à vous développer sur Grenoble, vous réussirez partout ». C’est vrai, c’est un écosystème exigeant, très novateur et on ne triche pas. Il faut être vrai, s’inscrire dans la durée pour devenir un tiers de confiance. Et force est de constater que c’est un trait commun que l’on retrouve chez bon nombre d’acteurs de l’événementiel grenoblois. Il est essentiel d’entretenir ses liens même si c’est plus difficile lorsqu’on devient un acteur national, mais une partie de notre activité demeure 100% locale et repose sur la bonne connaissance et l’appréciation des acteurs grenoblois.

En cela, les actions du Bureau des Congrès sont autant d’opportunités pour aller à la rencontre de nouveaux acteurs, de découvrir de nouvelles initiatives et nous apprécions de pouvoir s’inscrire à leur côté pour promouvoir notre destination si riche, si résiliente, si entreprenante…